Seesen. Die Stadtverwaltung Seesen führt in diesen Wochen ein neues, digitales Ablagesystem ein: die elektronische Akte. Sie ist wesentlicher Bestandteil der angestrebten Digitalisierung von Verwaltungen. „In dem sogenannten D3-System werden Dokumente rechtssicher digital aufbewahrt und verwaltet“, erklärt Christoph Schnelle, Leiter der IT-Abteilung der Stadtverwaltung. 

In den vergangenen Wochen haben alle Mitarbeiter der Verwaltung die Schulbank gedrückt und sich das neue System angeeignet. Gar nicht so einfach: „Prozesse müssen neu gedacht und angepasst werden“, erklärt Schnelle. Sind erstmal einige Dokumente im System gespeichert, profitieren die Nutzer sofort von den schnellen Recherchemöglichkeiten – über die Volltextsuche lassen sich Dokumente auch ohne sichtbare Ordnerstruktur leicht finden. Die Anforderungen an das System variieren dabei von Abteilung zu Abteilung, da Vorgänge und Prozesse oft sehr unterschiedlich sind.

Insgesamt kann durch die Einführung des Systems später rund die Hälfte an Papier gespart werden, dies ist ein positiver Nebeneffekt. Mit der E-Akte soll aber vor allem die Öffnung für digitale Workflows verfolgt werden: „Ein Dokumenten-Management-System bildet die Basis von vielen darauf aufbauenden Möglichkeiten“, sagt Schnelle.see